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初心者でも即実践！テレアポで断られない方法｜受付突破の魔法の言葉とは？
- seira1001
- 10月3日
- 読了時間: 18分
テレアポで断られ続け、心が折れそうになっていませんか？実は、アポイント獲得の成否は才能ではなく、9割が「事前準備」で決まります。本記事では、初心者でも即実践できる、受付突破の魔法の言葉から担当者に響くトーク術、頻出の断り文句への切り返しトークまで、断られないための具体的な方法を徹底解説。この記事を読めば、自信を持って電話をかけられるようになり、アポ獲得率が飛躍的に向上します。
1. テレアポで断られるのは当たり前？まずはマインドセットを変えよう
「また断られた…」「自分には才能がないのかもしれない…」テレアポを始めたばかりの多くの方が、このように心が折れそうになる経験をします。しかし、断言します。テレアポで断られるのは、ごく自然で当たり前のことです。この事実を受け入れることが、成功への第一歩となります。
「断られない方法」を求める前に、まずは断られることを前提とした上で、いかにしてアポイント獲得の確率を上げていくか、という考え方にシフトすることが重要です。この章では、トップ営業マンも実践している、テレアポに臨むための正しいマインドセットをご紹介します。
1.1 テレアポのアポ獲得率は平均1%以下という現実
そもそも、テレアポによるアポイント獲得率は、一般的に0.5%～1%程度と言われています。これはつまり、100件電話をかけて1件アポイントが取れれば平均的、200件かけて1件でも決して珍しくない、ということです。99回断られるのは、あなたの能力が低いからではなく、テレアポという営業手法の性質そのものなのです。この数字を知るだけでも、一件の断りに一喜一憂する必要がないと分かり、少し気持ちが楽になるのではないでしょうか。
1.2 「断られた数」ではなく「成功した数」に目を向けよう
人間はつい、できなかったことや失敗したことに意識が向きがちです。しかし、テレアポで成果を出すためには、この思考を逆転させる必要があります。「今日は50件電話して49件に断られた」と考えるのではなく、「今日は50件の架電で1件のアポイントを獲得できた」と考えるのです。断られた数ではなく、アポイントが取れた数、あるいは担当者と少しでも有益な話ができた数にフォーカスすることで、モチベーションを維持しやすくなります。成功体験を積み重ねる意識が、次の電話への活力を生み出すのです。
1.3 トップ営業マンが実践する3つの思考法
常に高い成果を出し続ける営業マンは、断られることへの耐性が高いだけでなく、独自の思考法を持っています。ここでは、初心者でもすぐに取り入れられる3つの思考法を解説します。
いかがでしょうか。このようにマインドセットを少し変えるだけで、テレアポに対する恐怖心やストレスは大きく軽減されます。この心の土台ができて初めて、次章以降で解説する具体的なテクニックが活きてくるのです。
2. 断られないテレアポは事前準備で9割が決まる
テレアポと聞くと、多くの人が「電話をかけること」そのものに意識を集中させてしまいます。しかし、アポイント獲得率の高い営業パーソンは、受話器を取る前の「事前準備」にこそ最も時間をかけています。行き当たりばったりのテレアポは、相手の貴重な時間を奪うだけでなく、自社のイメージを損なうことにも繋がりかねません。断られる確率を劇的に下げ、成果を出すためには、周到な準備が不可欠です。ここでは、テレアポの成功率を飛躍的に高めるための3つの重要な準備について解説します。
2.1 成功率を高めるリスト作成のコツ
テレアポの成果は、電話をかける相手、つまり「リストの質」に大きく左右されます。どれだけ優れたトークスキルを持っていても、そもそも自社のサービスを全く必要としない相手に電話をかけていては、アポイントに繋がるはずがありません。闇雲に電話をかけるのではなく、成約の可能性が高い見込み客に絞ってアプローチすることが、効率的かつ効果的なテレアポの第一歩です。
質の高いリストを作成するためのポイントは以下の通りです。
ターゲットの明確化: どのような業種、企業規模、地域の企業が自社の顧客になりやすいか、既存顧客のデータを分析してペルソナを具体的に設定します。
情報の鮮度: 古いリストでは、担当者が変わっていたり、会社の状況が変化していたりする可能性が高まります。常に最新の情報に更新することを心がけましょう。
リストの入手方法: 企業データベース（例：帝国データバンク、東京商工リサーチなど）の活用、業界ニュースやプレスリリースからの収集、展示会の名刺など、複数のソースから情報を集め、リストの精度を高めます。
セグメンテーション: 作成したリストを「優先度高」「中」「低」のように優先順位付けしたり、業種や課題別に分類したりすることで、アプローチ方法を変えるなど戦略的なテレアポが可能になります。
2.2 相手に響くトークスクリプトの作り方
トークスクリプトは、単にセリフを書き出した「台本」ではありません。テレアポという短い時間の中で、伝えるべき情報を漏れなく、かつ最も効果的な順番で話すための「設計図」です。スクリプトがあることで、緊張して頭が真っ白になってしまうのを防ぎ、相手の反応に動揺せず、常に冷静に会話の主導権を握ることができます。
2.2.1 基本構成のフレームワーク
初心者でも成果を出しやすい、基本的なトークスクリプトの構成を紹介します。このフレームワークに沿って、自社の商品・サービスに合わせた内容を肉付けしていきましょう。
2.2.2 相手のメリットを明確にする
テレアポで最もやってはいけないのは、自社の商品やサービスの説明を一方的に話し続けることです。相手が聞きたいのは「商品の特徴」ではなく、「その商品を使うことで、自分（自社）にどんな良いことがあるのか」というメリット（ベネフィット）'mark>です。
例えば、「弊社の勤怠管理システムはクラウド対応です」と特徴を伝えるだけでは、相手の心には響きません。「このシステムを導入すれば、月末の集計作業にかかる時間を80%削減でき、担当者の方はより重要な業務に集中いただけます」のように、導入後の未来が具体的にイメージできる言葉で伝えることが重要です。スクリプトを作成する際は、常に「相手の課題は何か？」「その課題をどう解決できるか？」という視点を忘れないようにしましょう。
2.3 最低限調べておくべき企業情報
電話をかける前にほんの数分、相手企業のことを調べるだけで、テレアポの質は劇的に向上します。「どちらの会社にも同じ電話をかけている」という印象を与えず、「あなたの会社だからこそ電話した」という特別感を演出することが、相手の警戒心を解き、話を聞いてもらうための鍵となります。
最低限、以下の情報は企業の公式ウェブサイトやニュースリリースで確認しておきましょう。
これらの情報を踏まえ、「御社の新しいプレスリリースを拝見しました」「御社の〇〇という理念に共感しまして」といった一言を添えるだけで、他の多くの営業電話との差別化を図ることができます。
3. 【実践編】テレアポで断られない方法と具体的なトーク術
事前準備が完了したら、いよいよ実践です。ここでは、受付の突破から担当者との会話、さらには頻出の断り文句への切り返しまで、具体的なトーク術を例文付きで解説します。理論だけでなく、明日からすぐに使える「言葉の武器」を手に入れましょう。
3.1 受付突破の魔法の言葉5選
テレアポの最初の関門である「受付」。ここで担当者に取り次いでもらえなければ、何も始まりません。「営業電話」と判断された瞬間に断られてしまうため、用件を伝えすぎず、かつ信頼感を与える言葉選びが重要になります。
「〇〇株式会社の△△と申します。人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？」
担当者名をフルネームで名指しすることで、「以前からやり取りのある関係者だ」と受付担当者に思わせる効果があります。部署名も加えることで、より確実性が高まります。
「〇〇の件で、責任者の〇〇様にお繋ぎいただけますでしょうか？」
担当者名が不明な場合に有効なフレーズです。「〇〇の件」という部分は、相手の事業内容に関連するキーワード（例：「新卒採用の件」「Webサイトの件」など）を入れることで、ただの営業電話ではないという印象を与えます。
「恐れ入ります、〇〇部の皆様が現在お使いの勤怠管理システムについて、ご確認したい儀がございまして、ご担当の方をお願いできますでしょうか？」
相手が「自分たちに関係のある話だ」と感じるような、具体的なキーワードを盛り込むトークです。受付担当者が「これは担当者に繋がないと分からないな」と判断しやすくなります。
「私、〇〇株式会社の△△と申します。先日、〇〇様よりご紹介いただきまして、担当の〇〇様宛にご連絡いたしました。」
紹介者がいる場合は、その名前を出すのが最も効果的です。社内の人物や取引先からの紹介であれば、受付担当者は無下に断ることができません。
「お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。先日メールをお送りいたしました件で、〇〇様にご連絡いたしました。」
事前にメールを送っておくことで、「いきなりの電話ではない」という正当な理由を作ることができます。実際にメールを送っておき、その内容を簡潔に伝えられるように準備しておきましょう。
3.2 担当者に「話を聞きたい」と思わせる冒頭の話し方
無事に担当者に繋がっても、冒頭の15秒で興味を引けなければすぐに電話を切られてしまいます。ここでは、相手が思わず「もう少し話を聞いてみよう」と思うような冒頭のトーク術を紹介します。
3.3 よくある断り文句への切り返しトーク集
テレアポでは、様々な断り文句に遭遇します。しかし、それは「本当に必要ない」のではなく、単なる「反射的な拒絶」であるケースがほとんどです。相手の言葉を一旦受け止め、会話を続けるための切り返しトークを身につけましょう。
3.3.1 「忙しいので」と言われた場合
相手の状況を気遣う姿勢を見せつつ、会話の主導権を握ることが大切です。「ではいつなら？」と相手に判断を委ねるのではなく、こちらから具体的な選択肢を提示しましょう。
3.3.2 「間に合っています」「結構です」と言われた場合
最も多い断り文句ですが、ここで引き下がってはいけません。相手の現状を肯定しつつ、「それでも伝える価値のある情報だ」ということを示唆して、興味を引くことが重要です。
3.3.3 「資料だけ送ってください」と言われた場合
相手は電話を切りたい一心で言っている可能性が高いフレーズです。素直に送るだけではアポイントには繋がりません。「資料を送るため」という口実を使って、会話を継続し、次のステップに繋げましょう。
4. アポイント獲得率をさらに上げるテクニック
完璧なリストとトークスクリプトを準備しても、ほんの少しの工夫でアポイント獲得率は大きく変わります。ここでは、事前準備やトーク術に加えて実践したい、成果をさらに引き上げるためのテクニックを2つご紹介します。
4.1 最適な時間帯と曜日の選び方
テレアポは、相手が電話に出やすく、話を聞く余裕のある時間帯を狙うことが鉄則です。闇雲に電話をかけても、不在だったり「忙しい」と一蹴されたりする確率が高まるだけです。一般的に、多くの企業では以下の時間帯が狙い目とされています。
午前中：10時～11時半
午後：14時～16時
逆に、始業直後の9時台、昼休憩に入る12時台、終業間際の17時以降は、会議や業務の締め切りで多忙なことが多いため避けるのが賢明です。また、週明けで多忙な月曜の午前中や、週末で業務が立て込む金曜の午後も避けた方が良いでしょう。
さらに重要なのは、業界や業種によって最適な時間帯は異なるという点です。ターゲット企業の働き方を予測し、最も効果的なタイミングでアプローチしましょう。
4.2 信頼感を与える声のトーンと話し方
電話越しのコミュニケーションでは、声があなたの唯一の武器です。自信と信頼感を与える声のトーンと話し方を意識するだけで、相手の反応は劇的に変わります。顔が見えないからこそ、聴覚から得られる情報が相手の印象を大きく左右するのです。
具体的には、以下の4つのポイントを意識してみてください。
少し高めの「ソ」のトーンを意識する
地声よりも少しだけ高い、ドレミファソの「ソ」の音階を意識して話すと、明るく聞き取りやすい声になります。低すぎる声は不機嫌に、高すぎる声は軽く聞こえてしまうため、落ち着きと明るさを両立できる「ソ」のトーンが理想です。
普段より「少しだけゆっくり」話す
緊張すると早口になりがちですが、焦っている印象や、何かを売りつけようとしている警戒感を相手に与えてしまいます。相手が聞き取りやすいように、意識して普段より少しゆっくり、一言一言を明確に発音することを心がけましょう。重要な部分の前で一瞬「間」を置くのも効果的です。
口角を上げて「笑顔」で話す
「スマイルコール」とも呼ばれるテクニックです。実際に口角を上げて笑顔の表情で話すと、声のトーンが自然と明るくなり、ポジティブな印象が相手に伝わります。たとえ姿が見えなくても、あなたの笑顔は声に乗って相手に届くのです。
語尾をハッキリと発音する
「～でして…」「～かと思いますが…」のように語尾が消えかかったり曖昧になったりすると、途端に自信がなさそうに聞こえてしまいます。「～です。」「～でございます。」とはっきりと最後まで言い切ることで、堂々とした印象を与え、話の信頼性を高めることができます。
5. やってはいけないテレアポのNG行動
どんなに良いトークスクリプトを用意しても、たった一つのNG行動で相手に悪い印象を与え、アポイントの機会を失ってしまいます。ここでは、テレアポで絶対に避けるべき行動を具体的に解説します。無意識にやっていないか、自身のトークを振り返ってみましょう。
5.1 一方的に話してしまう
緊張や「早く伝えなければ」という焦りから、用意したスクリプトを一方的に読み上げてしまうのは典型的な失敗例です。相手が話す隙を与えないマシンガントークは、ただの迷惑な営業電話と認識されてしまいます。電話はあくまで「対話」です。相手の反応を見ながら、意識的に「間」を作り、会話のキャッチボールを心がけましょう。
5.2 相手の話を聞かない・質問を遮る
相手が何かを話そうとしているのに、それを遮って自分の話を続けたり、質問に対して的確に答えなかったりする行為は、相手に「話を聞く気がない」という不信感を与えます。相手の言葉に真摯に耳を傾け、まずは受け止める姿勢が信頼関係の第一歩です。たとえそれが断りの言葉であっても、まずは最後まで聞くことが重要です。
5.3 曖昧な表現や専門用語を多用する
「〜といった感じのサービスでして」「弊社のソリューションを導入いただくことでシナジーが…」など、受け手にとって分かりにくい言葉を使うのは避けましょう。相手が業界の専門家でない限り、専門用語や横文字、曖昧な表現は伝わりません。誰が聞いても理解できる、具体的で平易な言葉を選ぶことが大切です。
5.4 嘘をつく・大げさな表現をする
アポイントを取りたい一心で、事実と異なることを伝えたり、製品やサービスの性能を過剰に表現したりするのは絶対にやめましょう。その場しのぎの嘘は必ず後で発覚し、個人だけでなく会社の信用を大きく損なう結果につながります。誠実な対応が、長期的な信頼関係を築く上で不可欠です。
5.5 感情的になる・しつこく食い下がる
断られた際に、不機嫌な態度を取ったり、「少しだけでいいので！」としつこく食い下がったりするのは最悪の対応です。相手に不快感や恐怖心を与え、クレームに発展する可能性もあります。断られても「お忙しいところありがとうございました」と感謝を伝えて潔く引き、次回の機会に繋げるのがプロの対応です。
5.6 NG行動と改善策のまとめ
最後に、これまで挙げたNG行動と、それを避けるための改善策を一覧で確認しましょう。
6. まとめ
テレアポで断られないためには、精神論ではなく、戦略的な準備と具体的なテクニックが不可欠です。成功の9割は、質の高いリスト作成や相手のメリットを明確にしたトークスクリプトといった事前準備で決まります。さらに、本記事で紹介した受付突破の言葉や切り返しトークを実践すれば、相手に「話を聞きたい」と思わせることが可能です。まずは一つでも取り入れ、小さな成功体験を積み重ねていきましょう。あなたのテレアポが、ビジネスを飛躍させる強力な武器となるはずです。
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